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原标题:工作场所的必修课程|写一封电子邮件,让你的沟通恰当有效

电子邮件是现代工作场所最常用的办公工具。它突破了时间和空间的限制,可以实现便捷的信息通知和交流。然而,如何利用信息技术使通信适当和高效是一个令人关注的问题。今天,潇潇将为您带来这门针对职场新员工的必修课程的第一课,让它成为职场新员工方便的助手。

一封好的电子邮件应该是什么样子

收信人和抄送人的选择应恰当,主题清晰、文字简洁、重点突出、诉求明确、签名恰当、附件正确、格式整洁美观。

如何写电子邮件

电子邮件由收件人+主题+邮件正文+附件+发件人签名组成。

至/抄送:

新员工在工作场所最常见的错误是:

1.将大量与邮件所涉事项无关的人放入收件人,制造大量垃圾邮件,对每个人的工作造成骚扰;

2将必须回复邮件内容的人包括在抄送列表中,这将被其他人忽略并对工作产生负面影响。

3.在内部沟通期间,将外部人员添加到CC列表中

例如,当与公司同事就项目进度进行沟通时,他们认为信息应与合作伙伴同步,并将公司以外的人员添加到CC列表中。也许你的电子邮件内容没有问题,但谁能保证其他人的回复内容适合外人知道呢 在外部沟通中,必须保证信息接口的唯一性,不允许将内部沟通与外部沟通混淆。

正确答案应该是:

收件人和抄送人都是与所涉事项有关的人员。收件人选择直接方,即收件人必须知道或回复电子邮件的内容,而抄送仅让收件人知道,不需要另一方回复。即使该电子邮件被另一方忽略,也不会产生任何影响。

当电子邮件涉及重要事项时,如果您认为有必要让您的直接主管知道,您可以将其复制给您的直接上司。除非上级领导参与或经其直接上级授权,否则不得超越其上级进行调度。

主题

邮件主题的一般格式为:涉及的主要问题+收件人应采取的响应行动,如“XX项目合作方案,请回复”、“XX渠道合作协议,请审阅”等。

在同一封电子邮件中,主题必须是单一的,每个问题都会讨论。在一封电子邮件中放入几个不相关的东西是特别禁忌的。

最忌讳的是:

1无主题:一封无意识的电子邮件会让人怀疑你的专业精神和工作态度。

2.直接上传的附件的文件名默认为邮件的主题。接受者没有明确的响应操作要求:这很容易被接受者忽略,并且由于缺乏及时响应,工作可能会受到影响。

3主题非常复杂,同一封电子邮件包含多个不相关的主题

文本

要求文本简洁明了,逻辑清晰,重点突出,要求明确。

[财经消息]

写作时,除了从专业研究和判断的角度提供最重要的信息外,你还应该从接受者的角度思考。当他收到回复邮件时,他需要知道你需要什么信息来提供他在邮件正文中做出决定时需要知道的背景信息。

电子邮件的正文应采用金字塔结构。我们强烈推荐《金字塔原则》一书,这本书将对你在工作场所撰写官方文件非常有帮助。换句话说,结论应该是第一个。以下是对结论的逐层解释。最后,需要答复。

因此,电子邮件正文将首先解释此电子邮件的内容以及收件人需要做出的响应;然后提供背景信息、情况描述、响应时间要求,最后请求响应。

如果收件人需要在此主题中做出不同的决定,可以在主体中逐一列出,以便收件人可以坐下来快速做出反应。

编写文本时最常见的问题是:

1.文本中的主要信息缺失,无法为接收方做出决策或响应提供参考依据。它要求收件人反复交换电子邮件以了解情况,这极大地影响了工作效率。

2.文本内容大,信息丰富,包含大量无关或无关信息,没有逻辑和焦点,给接收者造成过大的信息负担,影响接收者的快速响应。

各位:

本附件是与a公司签订的版权合作协议,使用了之前经法务部审核的协议模板,另一方未对其进行修改。请回复并盖章。请回复。

合作内容及份额比例如下:

1、合作内容:甲方提供节目内容运营平台,乙方提供节目内容资源,双方合作向授权平台的注册用户提供节目内容。

乙方授权甲方享有节目内容资源的信息网络传输权,即通过授权平台以无线方式向公众提供节目内容。

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C双方应共同促进上述业务,并分享合作利益。

2.股份比例:

双方以甲方提供的结算数据报表为结算依据。从合作经营收入中扣除40%的经营者代理费后,应扣除坏账。剩余信息费收入按以下比例分配:甲乙双方为%,乙方享受%。

请回复。

非常感谢。

法律事务和领导对电子邮件申请审批有何关注

1本协议是标准模板还是逐案条款 如果是标准模板,该条款的另一方是否对其进行了修改

2合作的内容是什么,合作的方式是什么,分享的比例是多少

基于收件人的担忧,电子邮件文本首先表明本协议使用了之前由法律事务部审查的标准模板。另一方未对条款进行任何变更,现在需要所有相关人员的批准和盖章。

这有什么意义 首先,法律部门不需要逐一审查条款,可以立即回复;其次,领导可以理解法律人员在回答时已经掌握了法律风险。他们只需要看看合作的商业条件是否合适。

至于合作的比例和方式,虽然邮件附件中有详细的条款和条件,但协议的核心条款是从快速便捷的信息传递角度提取的,可以帮助领导节省时间,大大方便他们查看,给领导留下良好印象。

至于合作伙伴和合作者的背景,这些信息与主题的吸引力无关,也不是领导者关注的焦点。电子邮件的文本被完全忽略。

土地占用

这里最常见的错误是忘记上传附件或错误上传附件。特别是,版本错误很容易发生。您需要在发送电子邮件之前再次检查以避免此类错误。

如果附件中涉及的内容与决策直接相关,或者收件人非常关注的内容或数据,则有必要提取核心内容并将其反映在文本中,以便收件人无需打开附件即可一目了然地看到最重要的信息,这大大节省了收件人的时间。

发件人签名

发送未签名的电子邮件是非常禁忌的,尤其是当公司规模较大或您不熟悉收件人时,未签名的邮件会让人感到困惑。或者我需要在第一时间与你沟通,以防发生特殊紧急情况。除了电子邮件,没有其他渠道。

邮件格式要点

邮件格式相当于人类外观。至少它简单大方,让人们有兴趣理解你的内涵。最基本的要求是整洁美观:字体统一,字体大小相对一致,段落正面向左均匀对齐,段落间距一致,段落前部可以为空。最多有三种颜色。不要使用荧光字体。

我最担心的是,电子邮件的字体大小从大到小不等,段落的前部不均匀,段落之间的间距有时宽有时窄,或者使用彩色字体。这样一封邮件如此令人眼花缭乱,以至于人们对它不感兴趣。这也给人一种寄件人很不整洁的印象。

发送电子邮件后正确的跟踪手势

发送电子邮件后一切正常吗 当然不是。

第二,你需要积极跟进反应的进展,特别是在时间限制问题上。你必须积极跟进每个需要做出决定的人的反馈,提醒他们督促他们,并确保他们在规定的时间内完成。

第三,如果需要通知相关人员最新进展,最好根据活动的最后一封电子邮件回复所有信息,以便尽可能在一封电子邮件中反映同一主题的活动进展。查看和交换有关事件历史的信息也很方便。

收到邮件后正确的处理姿势

无论您是收件人还是抄送人,都需要检查邮件是否需要回复。不是每个人都会有意识地把需要回应的人放在接受者中间。

如有必要,请尽快回复。即使您无法做出决定,您也可以回复电子邮件已收到,并将尽快或在特定时间之前回复。这会给你留下一个好印象,那就是你对工作的快速反应。如果您无法立即回复,您可以在电子邮件上添加星号,提醒自己及时处理。

是否回复发件人或所有者也取决于情况。如果您的回复与其他收件人相关,请回复所有收件人;如果没有连接,就没有必要回复每个人。

例如,运营商向所有合作伙伴发送电子邮件以获取反馈。当您回复时,您是回复发件人还是所有者 当然,只需回复发件人即可。有时,我看到一些公司员工在提交信息时回应每个人,这也可能涉及公司的重要信息。我真的说不出话来。

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